Pebisnis pastinya sudah tidak asing lagi dengan yang namanya invoice. Istilah ini sudah sangat umum digunakan dan menjadi hal yang penting dalam transaksi bisnis. Namun tidak sedikit yang masih kesulitan dengan perbedaan commercial invoice dan proforma invoice.
Wajar saja karena kedua dokumen finansial ini hampir sama. Meski demikian tentu bukan berarti Anda bisa menggunakan kedua dokumen ini suka-suka atau tertukar. Sangat penting untuk memahami dan menggunakannya sesuai dengan fungsi yang benar dan tepat.
Memahami Apa Itu Commercial Invoice
Sebelum membicarakan perbedaan commercial invoice dan proforma invoice, mari pahami dulu terkait commercial invoice. Dokumen yang satu ini merupakan dokumen resmi yang sifatnya final dan memiliki kekuatan hukum.
Commercial invoice hanya bisa diterbitkan apabila memang sudah ada proses penjualan yang terjadi antara pembeli dan penjual. Tentu saja sebelum itu ada dokumen-dokumen penjualan lain yang mendukung seperti purchase order, bill of lading, nomor invoice, dan lainnya.
Fungsi dari fraktur komersial adalah sebagai dokumen penarik pembayaran atau tagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembelinya. Bisa pula diartikan sebagai dokumen permintaan pembayaran dari tim account receivable penjual ke tim account payable pembeli.
Hal-hal atau informasi yang harus tercantum pada dokumen commercial invoice:
- Nomor invoice penjualan yang unik
- Tanggal kapan invoice diterbitkan
- Tanggal pengiriman kepada pembeli
- Rincian barang yang memuat nama, jumlah, jenis, dan harga
- Informasi pembayaran yang memuat metode hingga jatuh tempo pembayaran
- Informasi diskon dari penjual apabila ada
- Total tagihan yang sudah dihitung pajaknya
Berkenalan dengan Proforma Invoice
Selanjutnya mari melanjutkan pembahasan terkait proforma invoice. Salah satu jenis invoice yang satu ini bisa dibilang merupakan sebuah fraktur sementara untuk memberikan gambaran terkait suatu transaksi.
Proforma invoice biasa akan dikirimkan kepada pembeli sebelum proses pengiriman barang atau jasa yang dipesan. Dengan adanya proforma invoice ini pembeli dapat mengetahui detail transaksi yang mereka lakukan sebelum menerima barangnya.
Jadi pada dasarnya kegunaan proforma invoice adalah sebagai dokumen penawaran harga yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Melalui dokumen ini pembeli dapat memutuskan untuk melanjutkan ke tahap pembelian ataukah tidak.
1. Informasi pada Proforma Invoice
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus ada pada proforma invoice. Anda bisa melihat bagaimana format proforma invoice sebelum membuat dokumennya.
- Informasi jenis barang yang diinginkan pembeli seperti nama, jumlah, jenis, dan juga spesifikasi barang secara lengkap
- Estimasi harga barang per item atau per paket
- Syarat penjualan hingga informasi jadwal pengiriman barang
- Komitmen dari penjual untuk menyediakan pesanan dari pembeli
2. Peran Proforma Invoice
Dokumen proforma invoice bukan hanya sekadar dokumen berisi informasi produk semata. Ada peran penting yang diemban oleh proforma invoice untuk penjual maupun pembeli. Berikut ini adalah peran-peran dari proforma invoice.
- Sebagai sumber informasi terkait produk yang akan dibeli
- Sebagai dokumen pendukung untuk mengajukan izin impor
- Sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis
- Sebagai cara untuk memastikan harga kepada calon pembeli
- Sebagai upaya transparansi dalam bertransaksi
Ternyata Inilah Perbedaan Commercial Invoice dan Proforma Invoice
Sekarang, setidaknya Anda sudah memiliki gambaran terkait commercial invoice dan proforma invoice. Pada dasarnya perbedaan commercial invoice dan proforma invoice tidak banyak.
Maka, berikut ini adalah perbedaan commercial invoice dan proforma invoice yang bisa Anda pahami.
1. Kekuatan Hukum
Bila membicarakan terkait kekuatan hukum, proforma invoice sama sekali tidak memiliki kekuatan hukum apa pun terhadap pembelinya. Di sisi lain, commercial invoice memiliki kekuatan hukum yang besar dan mengikat.
Perbedaan commercial invoice dan proforma invoice ini wajib dipahami oleh pembeli agar tidak salah menafsirkan dokumennya. Pun, dengan begini Anda tidak perlu merasa takut atau terancam ketika dipaksa melakukan pembelian hanya karena proforma invoice saja.
Dokumen yang memiliki kekuatan hukum untuk memaksa Anda memenuhi kewajiban sesuai dengan isinya adalah commercial invoice. Penjual bisa menuntut Anda bila ada kesepakatan yang tidak Anda laksanakan sesuai dengan isi dokumen.
2. Tujuan Dokumen
Perbedaan commercial invoice dan proforma invoice yang kedua bisa dilihat dari segi tujuan dokumen itu sendiri. Commercial invoice digunakan untuk menagih pembayaran atas barang yang dipesan pembeli kepada penjual.
Dengan kata lain, pada tahap ini proses jual-beli barang sudah berlangsung dan penjual tinggal meminta pembayaran kepada pembeli. Karena berhubungan dengan pembayaran tentunya Anda harus tahu betul cara membuat fraktur komersial yang baik dan benar.
Proforma invoice bertujuan sebagai dokumen pemberitahuan atau promosi terkait produk yang dijual kepada pembeli. Informasi yang ada di dokumen ini biasanya mengikuti kebutuhan dari pembeli.
Cara membuat proforma invoice sebetulnya tidak ada aturan khusus. Hanya saja perlu mencantumkan kata “Proforma Invoice” di bagian atas lengkap dengan informasi yang memang harus ada pada dokumen ini.
Bila Anda melihat contoh proforma invoice, Anda pasti melihat banyak sekali contoh yang berbeda-beda untuk setiap perusahaannya. Ya, Anda juga bisa memberi ciri khas terkait usaha Anda sebagai penanda.
3. Perbedaan Isi
Dokumen yang berbeda tentu saja isinya akan berbeda, bukan? Perbedaan commercial invoice dan proforma invoice kali ini dilihat dari segi isinya.
Proforma invoice yang tidak ubahnya dokumen promosi atau penawaran memiliki informasi produk yang lebih lengkap daripada proforma invoice. Melalui dokumen ini pembeli bisa betul-betul mendapatkan gambaran terkait produk yang akan dibeli.
Selain itu, ada pula syarat untuk pembelian produk tersebut. Misalnya harus beli lebih dari 12 lusin atau harus membeli varian secara merata dan sebagainya.
Spesifikasi produk yang lengkap dan syarat pembelian inilah yang menjadi perbedaan commercial invoice dan proforma invoice paling utama. Di sisi lain, informasi tersebut sudah tidak dicantumkan lagi di commercial invoice.
Commercial invoice hanya memuat informasi singkat terkait produk yang sudah dibeli, seperti nama, jumlah, dan harga produknya.
4. Waktu Pengiriman Dokumen
Perbedaan commercial invoice dan proforma invoice yang terakhir ada pada waktu pengirimannya. Proforma invoice adalah jenis invoice yang akan Anda terima lebih dulu dalam proses transaksi bisnis.
Dokumen ini bisa Anda terima setelah menghubungi atau mengirimkan informasi terkait ketertarikan Anda untuk membeli suatu barang dari penjual. Anda bisa berdiskusi untuk mendapatkan kesepakatan bisnis setelah melihat estimasi biayanya.
Setelah proses diskusi mencapai kesepakatan dan Anda melakukan pemesanan, barulah barang pesanan akan dikirimkan. Berikutnya Anda akan menerima dokumen commercial invoice dari penjual dan melakukan pembayaran.
Penutup
Itulah pembahasan singkat terkait perbedaan commercial invoice dan proforma invoice yang bisa Anda ketahui. Ikuti kelas online atau beli ebook yang secara khusus membahas commercial invoice dan proforma invoice untuk memahami lebih dalam terkait keduanya! Cek Out sekarang juga di Ekspor Yuk!
